Oktober 31, 2016
Der Erfolg bei der Erstellung eines guten Foliensatzes ist immer abhängig von der Einhaltung bestimmter Gestaltungsgrundlagen. Während Thema und Zielgruppe je nach Aufgabe stark variieren können, gibt es eine Reihe von Grundätzen, die bei einer professionellen PowerPoint-Präsentation immer zu berücksichtigen sind. Im Teil 1 will ich Ihnen dabei helfen, bei Ihrer Foliengestaltung „auf den Punkt“ zu kommen.
Wenn Sie unseren Blog öfters lesen, wird Ihnen Garr Reynolds und sein Buch „Presentation Zen“ ein Begriff sein. So wie in Japan die Zen-Gärten in klaren Strukturen angelegt sind, wird auch bei Reynolds auf Klarheit, Einfachheit und Genauigkeit bei einer Präsentation gelegt. Sein Ansatz ist so überzeugend, dass seine Bücher weltweit zum Bestseller wurden. Offenbar spricht der Autor vielen Menschen aus der Seele, die sich mehr Klarheit bei einem Folienvortrag und damit auch in der Foliengestaltung wünschen. Also ist es eine gute Idee, die Inhalte einer Folie auch in Sachen Foliengestaltung einfach zu halten. Das halte ich selbst so, und das rate ich auch meinen Kunden. Ich kenne Leute, die dabei in Panik geraten, dass wichtige Aspekte ihrer Präsentation auf diese Weise verlorengehen. Es ist doch alles von Bedeutung, und das Publikum soll doch bitteschön alle Informationen zum Thema bekommen. Aber oft ist das einfach unmöglich. Die Aufnahmefähigkeit der Menschen ist begrenzt – das gilt auch für ein Fachpublikum. Sie erreichen nichts, wenn Sie jede einzelne Folie mit Informationen überfrachten. Es ist auch keine Lösung den Foliensatz auf 100 und mehr Slides „aufzupumpen“. Ab einem bestimmten Punkt wird Ihnen niemand mehr zuhören. Deshalb fassen Sie sich besser kurz und kommen Sie mit Ihren Aussagen auf den Punkt.
Überlegen Sie sich also vorher die Kernbotschaften Ihres Vortrages. Welche Informationen, Botschaften oder Handlungsaufforderungen wollen Sie Ihrem Publikum vermitteln? Hier nun ein paar Tipps hinsichtlich der Foliengestaltung, wie Sie mehr Klarheit und Struktur in Ihre Folien bekommen.
1. Reduzieren Sie alle Textpassagen auf das Wesentliche! Längere Texte zu lesen ist für Ihr Publikum auf Dauer recht anstrengend. Außerdem wollen Sie ja, dass man Ihnen zuhört und nicht während Ihrer Ausführungen angestrengt Folien lesen muss. Einen ganzen Text zu erfassen und im Gedächtnis zu speichern ist recht schwer. Einzelne wichtige Punkte kann man sich jedoch ganz gut merken.
Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen Vortrag über Erkältungskrankheiten wie Grippe halten. Wie könnte eine entsprechende Textgestaltung aussehen?
Im Fall (a) verwenden Sie einen ausführlichen Text für Ihre Folie:
Wichtige Symptome einer Grippe-Erkrankung:
Neben Fieber und einem starken Gefühl der Entkräftung geht die Grippe auch mit Symptomen einer Atemwegserkrankung einher. Besonders häufig leiden die Betroffenen an trockenem Reizhusten, Kopfschmerzen, Gliederschmerzen, Verstopfung der Atemwege, und einer Entzündung des Rachenraums.
Im Fall (b) reduzieren Sie die Informationen auf die wesentlichen Informationen:
Hauptsymptome bei Grippe:
– Fieber
– Reizhusten
– Kopf- und Gliederschmerzen
– Verstopfung der Atemwege
– Entzündung des Rachens
Die zweite Version lässt sich von Ihrem Publikum besser lesen und die Informationen lassen sich auch schneller erfassen.
2. Ihr Vortrag und Ihre Folien sind zwei unterschiedliche Bereiche. Wenn Sie Ihre Folien präsentieren, sollte der Folieninhalt eine Unterstützung Ihres Vortrages sein. Der Vortrag sollte sich nicht als Text direkt in den Folien wiederfinden. Wenn Sie Ihren Vortrag praktisch von den Folien ablesen, wird das Ihr Auditorium langweilen und ein schlechtes Bild auf Ihre Qualitäten als Referent werfen. Anders verhält es sich, wenn Sie eine Präsentation versenden wollen. Dann sollten Sie darauf achten, dass so viele Informationen vorhanden sind, dass der Foliensatz auch ohne Ihren erläuternden Vortrag verstanden wird.
3. Verwenden Sie wenn nötig mehr Folien, um wichtige Informationen einzubauen! Keiner liebt „Folienschlachten“ mit dutzenden von Slides, die irgendwann auch den interessiertesten Zuhörer langweilen. Aber ebenfalls ein Fauxpas hinsichtlich der Foliengestaltung ist, Folien mit Informationen geradezu zu überladen. Da finden sich manchmal auf derselben Seite ein Diagramm, ein Zitat, eine Textpassage, und noch einige Infos in Form von Bullet-Points. Sollten diese Informationen tatsächlich unerlässlich für Ihren Vortrag sein, packen Sie einzelne Passagen besser in eigene Folien. Das macht es Ihren Zuschauern einfacher, alle Botschaften richtig aufzunehmen.
Auf alle Fälle sollten Sie immer im Blick haben, was Sie Ihrem Publikum zumuten können. Ich kann als Zuschauer entweder hören was Sie sagen, oder einen Text auf einer Folie lesen. Die Präsentationsunterlagen sind eine Unterstützung Ihres Vortrages und kein Ersatz dafür. Die Folien sollten Ihre Ausführungen unterstreichen und nicht ersetzen
Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Days. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.
