Der passende Raum für Ihre Präsentation – darauf müssen Sie achten!

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, wollen Sie mit Ihren Inhalten überzeugen. Die PowerPoint-Folien sollten hohen Ansprüchen genügen und Ihre Vorbereitung gehen Sie so professionell wie möglich an. Für Ihr Publikum zählt der Gesamteindruck. Alles sollte zusammenpassen ein harmonisches Gesamtbild ergeben. Doch alle Bemühungen werden zunichte gemacht, wenn die Lokalität äußerlich nicht zum Vortrag passt oder gravierende Mängel aufweist. Wählen Sie den Vortragsraum deshalb mit Bedacht.

Die Räumlichkeiten sollten zum Präsentationsthema passen

Stellen Sie sich vor, Sie müssten vor wichtigen Entscheidern eine Präsentation über neueste technologische Entwicklungen halten. Die Veranstaltung soll in den Räumen der lokalen Fachhochschule stattfinden. Als sie am Veranstaltungsort ankommen  erfahren  Sie, dass man Ihnen für Ihren Vortrag eine alte Aula reserviert hat, die in den letzten zwanzig Jahren keine Renovierung gesehen hat. Die Haustechnik ist veraltet, die Polster der Bestuhlung abgewetzt. In dieser Atmosphäre sollen Sie nun Ihr Publikum auf Hightech einschwören. Selbst wenn Ihre Präsentation gut ist, wird die Location vermutlich für Irritationen sorgen und letztendlich Ihnen angelastet werden. Bei einer gelungenen Präsentation muss alles zusammenpassen, und das schließt den Veranstaltungsort und seine Ausstattung mit ein.

Prüfen Sie im Vorfeld ob die Veranstaltungsräume den Anforderungen entsprechen

Sowohl Sie als auch Ihre Zuschauer haben bestimmte Ansprüche an einen Veranstaltungsraum. Zu einer professionellen Vorbereitung auf eine Präsentation gehört auch die Überprüfung des Veranstaltungsortes und seiner Infrastruktur. Sie riskieren Einbußen in der Gesamtwirkung Ihrer Präsentation, wenn die Zuschauer Ihrem Vortrag wegen schlechter Akustik nicht folgen können, oder wenn sie keinen Parkplatz in der Nähe finden. Letztendlich kratzt es an Ihrer Reputation, wenn Ihr Publikum mit der Location unzufrieden ist. Wenn es ganz schlecht läuft, war Ihre ganze Mühe mit der Präsentation völlig umsonst, weil das Auditorium von den äußeren Umständen genervt ist und gar nicht richtig zuhört oder früher geht.

Damit Ihre Präsentation ein voller Erfolg wird, sollten Sie auf diese Dinge achten

Legen Sie eine Checkliste an, und überprüfen folgende Fragen, bevor Sie zu einer Veranstaltung einladen.

Die Lokalität:

1. Ist der Ort gut mit PKW oder ÖPNV erreichbar?

2. Passt die Lokalität in Architektur und Ausstattung zum Präsentationsthema?

3. Sind genügend Parkplätze in unmittelbarer Nähe vorhanden?

4. Ist der Veranstaltungsraum gut zu finden, oder müssen Hinweisschilder angebracht werden?

5. Sind im selben Gebäude zur gleichen Zeit andere Veranstaltungen?

6. Ist ein Hausmeister oder Gebäudemanager als Ansprechpartner vor Ort?

7. Wird ein Schlüssel für den Raum benötigt, wo ist dieser hinterlegt?

Der Vortragsraum:

8. Gibt es einen Techniker, der Ihnen dabei hilft Rechner, Beamer und Ton einzurichten?

9. Ist die Beleuchtung ausreichend?

10. Kann der Raum verdunkelt werden?

11. Muss technische Ausrüstung mitgebracht werden?

12. Sind genügend Sitzplätze für die erwarteten Zuschauer vorhanden?

13. Gibt es Barrieren wie Säulen, die die Sicht behindern?

14. Sind die Folien auch in der hintersten Zuschauerreihe gut lesbar?

15. Sind eine Bühne und ein Rednerpult vorhanden?

16.Wird ein Flipchart benötigt? Ist eines vorhanden? Stifte?

17. Können alle Zuschauer den Referenten bei normaler Lautstärke hören oder wird ein Mikrofon gebraucht?

18. Wird ein Catering benötigt? Wer organisiert das und wo kann ein Buffet aufgebaut werden?

19. Wo befinden sich die Toiletten?

20. Wird eine Garderobe benötigt (vor allem im Winter wichtig)? Sind Garderobenkräfte erforderlich?

21. Kann die Raumtemperatur reguliert werden?

Wenn Inhalte, Referent und Lokalität richtig  miteinander harmonieren, werden Sie Ihr Publikum mit Ihren Botschaften erreichen und überzeugen.

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.