Inhalte auf das Wesentliche reduzieren – mit übersichtlichen PowerPoint-Präsentationen überzeugen

Referenten laufen schnell Gefahr ihre PowerPoint-Präsentation mit Informationen zu überfrachten. Damit wird das Publikum schnell überfordert und verwirrt. Die Kunst einer guten Präsentation besteht darin, die wichtigen Botschaften herauszufiltern und überzeugend darzustellen.    

Wenn Sie Ihre Präsentation vorbereiten, beginnen Sie in der Regel mit der Informationssuche. Je nach Thema können dabei schnell große Mengen an Daten zusammenkommen.

Sie stellen vielleicht fest, dass viele Aspekte für Ihre Präsentation wichtig sind und eigentlich alle der Vollständigkeit halber Ihrem Publikum mitgeteilt werden müssten. Doch wie bekommt man all die Infos in einen Foliensatz? Entweder können Sie eine riesige Menge an Folien erstellen, damit alle wichtigen Botschaften in Ihrer Präsentation berücksichtigt werden können. Oder Sie müssen versuchen auf jeder einzelnen Folie so viele Infos wie möglich einzubauen. Beide Strategien werden Ihr Auditorium wenig begeistern. Im ersten Fall müssen die Zuschauer oft eine endlos wirkende Reihe an Folien über sich ergehen lassen. Ich habe schon Präsentationen erlebt, in der über 100 Folien gezeigt wurden. Das kann und will sich niemand merken. Im zweiten Fall werden die Folien mit Information völlig überfrachtet. Doch wer sich auf die Daten einer Folie konzentrieren muss, hört nur mit halben Ohr dem Referenten zu, und wer sich auf den Referenten konzentriert, kann nicht nebenbei Texte lesen, Tabellen verstehen und Diagramme deuten. In beiden  Fällen werden Sie Ihr Publikum irgendwann verlieren, weil der „Overkill“ an Botschaften dazu führt, dass man den Faden verliert. Konzentrieren Sie sich besser auf die Kernbotschaften Ihrer Präsentation und versuchen Sie diese in Ihrer Präsentation überzeugend herauszuarbeiten. 

Konzentrieren Sie sich auf die entscheidenden Informationen

Hand aufs Herz: Wenn Sie sich einen Vortrag anhören, können Sie sich alles merken, was der Referent sagt? Wissen Sie nach ein paar Tagen noch, was auf den einzelnen Folien stand? Vermutlich werden Sie aus einer Präsentation einige wesentliche Informationen für sich mitnehmen, nicht jedoch alle vorgestellten Details. Das ist völlig normal. Aber wenn es ohnehin unwahrscheinlich ist, dass sich die Zuschauer den gesamten Vortrag merken können, wäre es doch wichtig Einfluss darauf zu nehmen, was bei Ihrem Auditorium langfristig „hängen bleibt“. Was also sollte Ihr Publikum auf alle Fälle aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Konzentrieren Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Präsentation auf die Infos, die Ihnen wirklich wichtig sind.  

Haben Sie den Mut freie Räume auf Ihrer PowerPoint-Präsentation zuzulassen

Moderne Präsentationen zeichnen sich oft durch einen gewissen Minimalismus aus. Dabei wird meistens nur eine einzige Botschaft oder Aussage pro Folie verwendet. Die Folie wirkt auf diese Weise aufgeräumt, klar und auf wesentliche Botschaften optimiert. Diese lassen sich schnell erfassen. Dadurch kann der Leser auf diese eine wichtige Information der Folie konzentrieren und gleichzeitig den Ausführungen des Referenten mühelos folgen.      

Wie finde ich für meine PowerPoint-Folien die Kernbotschaften?

Was muss unbedingt auf eine Folie und was kann weggelassen werden? Wer sich schon einmal diese Fragen gestellt hat, weiß wie schwer sie oft zu beantworten sind.  

Folgende Fragen können Ihnen bei der Auswahl helfen: 

• Muss das Publikum wirklich alle Informationen bekommen, oder genügt auch weniger Input, um Ihre Botschaft zu erfassen? Was soll Ihr Auditorium aus Ihrem Vortrag mitnehmen? Versuchen Sie die wichtigsten Kernbotschaften zusammenzufassen und in Ihrem Foliensatz darzustellen. Wie können diese Kernbotschaften kurz und bündig vermittelt werden? Was könnte dabei helfen (Foto, Grafik, etc.) Ihre Botschaft zu verdeutlichen? 

• Kann eine Botschaft auf einen wichtigen Schlüsselsatz oder eine erklärende Grafik reduziert werden? Häufig werden Folien genutzt, um Informationen in langen Textpassagen abzubilden. Der Zuschauer muss in dem Fall gleichzeitig lesen, dem Redner zuhören und die Informationen für sich zusammenführen. Das ist anstrengend und kann irgendwann zur völligen Aufgabe führen. Ihre Botschaften werden auf diese Weise vermutlich nicht aufgenommen.  

•  Verstärken die Folieninhalte die Aussagen meines Vortrages? Letzen Endes dienen Ihre Folien dazu, Ihre Thesen und Botschaften, die Sie während Ihres Vortages formulieren eindrucksvoll zu unterstreichen. Unterliegen sie besser nicht der Versuchung, Ihren Foliensatz als Quelle von zusätzlichen Informationen zu nutzen. In dem Fall müssen sich Ihre Zuschauer entscheiden, ob sie sich auf Sie konzentrieren, oder Ihre Folien studieren.  

Ein Präsentations-Experte entdeckt auch kleine, aber vielleicht erhebliche Fehler

Der Aufwand, eine professionelle Präsentation zu erstellen, ist enorm. Es ist daher fatal, wenn Ihre Botschaften vom Publikum nicht oder nur unzureichend erfasst werden. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihr Konzept daher besser von Experten einer Präsentationsagentur gegenchecken lassen. Oft schleichen sich kleine Fehler im Präsentations-Aufbau ein, die jedoch fatale Auswirkungen auf das Gesamtergebnis haben können.       

Dipl.-Wirtsch.-Informatiker Matthias Garten als der Experte für multimediales Präsentieren und professionelle PowerPoint-Präsentationen weiß um die Kunst der professionellen Foliengestaltung. Er ist Unternehmer, Speaker (TOP 100 Speaker), Trainer (TOP 100 Excellence Trainer), mehrfacher Buchautor, Präsentationscoach (Präsentationstraining), Mitglied der GSA und des Clubs 55, Organisator der Präsentationskonferenz, des Presentation-Bootcamps und Presentation Rocket Day. Neben PowerPoint- und Präsentationstrainings inspiriert und berät er Unternehmen, sich noch wirkungsvoller zu präsentieren und sich so von Mitbewerbern abzuheben. Er ist Geschäftsinhaber der Präsentations- und PowerPoint-Agentur smavicon Best Business Presentations und hat mit seinem Team seit 1993 über 10.000 professionelle PowerPoint-Präsentationen für über 150 Branchen erstellt.